Giai đoạn 1 — Nhập kho: Kiểm soát từ đầu vào
Sai lệch tồn kho thường bắt nguồn ngay từ khâu nhập hàng. Nếu hàng vào kho mà không được đối chiếu kỹ với chứng từ, thì mọi con số tồn kho phía sau đều có nguy cơ sai. Vì vậy, giai đoạn nhập kho tại iGAP được chia thành ba bước có kiểm soát:
Bước 1: Báo trước lịch nhập hàng — doanh nghiệp gửi thông tin SKU (mã hàng) và số lượng lên hệ thống GO iGAP trước khi hàng tới kho.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm đếm — kho đối chiếu thực tế với phiếu nhập, scan mã vạch từng SKU để xác nhận đúng loại, đúng số lượng.
Bước 3: Cập nhật tồn kho tức thì — ngay khi kiểm đếm xong, doanh nghiệp nhận được thông báo xác nhận hàng đã vào kho.
Điểm cốt lõi ở giai đoạn này là việc báo trước lịch nhập. Khi kho biết trước hàng gì sắp về, quá trình kiểm đếm diễn ra nhanh hơn và giảm tình trạng hàng tồn ở khu chờ.
Giai đoạn 2 — Lưu trữ: Bảo quản đúng tiêu chuẩn
Sau khi nhập, hàng hóa cần được sắp xếp sao cho dễ tìm, dễ lấy và không bị lẫn với hàng của doanh nghiệp khác. Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp băn khoăn khi nghe đến mô hình kho chia sẻ. Quy trình lưu trữ tại iGAP xử lý vấn đề này qua ba cơ chế:
Phân khu lưu trữ theo loại hàng — mỗi doanh nghiệp có khu vực riêng, hàng không bị trộn lẫn giữa các chủ hàng.
Quản lý vị trí lưu trữ (Location Management — định danh vị trí từng kệ hàng) — hệ thống chỉ định vị trí chính xác cho từng lô hàng, giúp khâu xuất kho tìm hàng nhanh và đúng.
Kiểm soát FIFO (First In First Out — hàng nhập trước được xuất trước) — đảm bảo hàng cũ được luân chuyển trước, hạn chế tồn đọng hoặc hết hạn với hàng có thời hạn sử dụng.s
Cơ chế phân khu và định danh vị trí giúp giải tỏa nỗi lo lớn nhất của mô hình kho chung: hàng hóa được tách bạch rõ ràng và luôn xác định được đang nằm ở đâu.
Giai đoạn 3 — Xuất kho: Xử lý đơn hàng nhanh và chính xác
Xuất kho là khâu dễ phát sinh sai sót nhất khi lượng đơn tăng nhanh, đặc biệt trong mùa cao điểm. Giao nhầm hàng hoặc thiếu số lượng không chỉ tốn chi phí xử lý lại, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp với khách hàng cuối. Quy trình xuất kho tại iGAP gồm ba bước nhằm hạn chế rủi ro này:
Nhận lệnh xuất từ GO iGAP — hệ thống tự động tạo picking list (danh sách lấy hàng) dựa trên đơn cần xuất.
Picking và kiểm tra 2 lần — nhân viên scan mã vạch xác nhận từng sản phẩm trước khi đóng gói, giảm rủi ro lấy nhầm hàng.
Cập nhật tồn kho ngay khi hàng rời kho — số tồn được trừ tức thì, doanh nghiệp luôn nhìn thấy con số phản ánh đúng thực tế.
Bước kiểm tra hai lần bằng scan là điểm đáng lưu ý. Thay vì phụ thuộc vào trí nhớ hay thao tác tay của nhân viên, mỗi sản phẩm xuất đi đều được hệ thống đối chiếu, giúp con số tồn kho khớp với thực tế.
Giai đoạn 4 — Kết nối vận chuyển
Hàng từ kho iGAP được điều phối trực tiếp vào mạng lưới giao nhận, không cần qua xe trung gian. Điều này rút ngắn thời gian từ lúc đơn rời kho đến khi hàng tới tay khách.
Đây là điểm khác biệt đáng chú ý so với mô hình thuê kho và thuê vận chuyển riêng lẻ. Khi kho và giao nhận tách rời, hàng thường phải chờ xe trung gian đến gom, làm phát sinh thêm một lớp thời gian và một điểm có thể xảy ra sai sót. Việc kết nối liền mạch giữa kho và vận chuyển giúp loại bỏ khoảng trống này.
Quy trình tóm tắt
Toàn bộ hành trình của một đơn hàng qua kho chia sẻ iGAP có thể tóm gọn như sau:
Điểm xuyên suốt cả quy trình là mỗi bước đều có dữ liệu ghi nhận và có điểm kiểm soát. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp theo dõi được hàng hóa của mình ngay cả khi không trực tiếp đứng tại kho.
Kết luận
Một quy trình vận hành kho tốt không nằm ở chỗ có bao nhiêu công đoạn, mà ở chỗ mỗi công đoạn có được kiểm soát và ghi nhận dữ liệu hay không. Quy trình bốn giai đoạn của iGAP được thiết kế để doanh nghiệp luôn biết hàng của mình đang ở đâu, được xử lý ra sao và ai chịu trách nhiệm ở từng bước — kể cả khi giao kho cho bên thứ ba.
Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giải pháp kho chia sẻ và muốn tận mắt xem quy trình vận hành thực tế, cách tốt nhất là tham quan kho và trao đổi trực tiếp về nhu cầu cụ thể của mình.
👉 Khám phá và đăng ký nhận báo giá tại: go.igap.vn
--------------------------------------------------------------------------
𝐢𝐆𝐀𝐏 – 𝐆𝐢𝐚̉𝐢 𝐩𝐡𝐚́𝐩 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬 𝐓𝐡𝐨̂𝐧𝐠 𝐦𝐢𝐧𝐡
📍 Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Gia Thy, 158–158A Đào Duy Anh, Phường Đức Nhuận, TP.HCM
📞 Liên hệ: 0866 936 006
💌 Email: sales@igap.vn
🌐 Website: https://igap.vn/
💎 Fanpage: https://www.facebook.com/IGAPLogistics