Nỗi lo mất kiểm soát hàng hóa, nhầm lẫn đơn hàng hay thất thoát không rõ nguyên nhân là lý do lớn nhất khiến nhiều doanh nghiệp SME ngần ngại khi lưu kho. Việc quản lý kho bằng sổ sách hoặc file Excel truyền thống đã không còn phù hợp khi quy mô hàng hóa gia tăng.

Sự xuất hiện của phần mềm WMS chính là giải pháp số hóa toàn diện, hỗ trợ quản lý tồn kho theo thời gian thực và giúp doanh nghiệp chống thất thoát tối đa trong quá trình vận hành.

Phần Mềm WMS Là Gì?

Phần mềm WMS (Warehouse Management System) là phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng, được thiết kế nhằm tự động hóa và tối ưu toàn bộ quy trình quản lý kho. Từ khâu nhập hàng, sắp xếp vị trí kệ, kiểm đếm tồn kho, cho đến nhập hàng và xuất kho, phần mềm WMS giúp minh bạch hóa mọi thao tác.

Thay vì dựa vào trí nhớ hay sự cẩn thận đơn thuần của nhân sự, phần mềm WMS chuyển hóa toàn bộ dữ liệu lưu trữ lên nền tảng điện toán đám mây, cho phép doanh nghiệp quản lý tồn kho một cách chính xác.

4 Cách Phần Mềm WMS Giúp Chống Thất Thoát Hàng Hóa

1. Định danh chính xác bằng mã vạch và máy quét

Mỗi sản phẩm, lô hàng và vị trí lưu trữ đều được gán mã vạch hoặc mã QR riêng biệt. Khi tiến hành quy trình quản lý kho, nhân viên chỉ cần dùng máy quét kiểm tra. Dữ liệu trên phần mềm WMS lập tức đối soát, loại bỏ nguy cơ xuất nhầm mã hay làm thất lạc hàng hóa.

2. Cập nhập dữ liệu tồn kho theo thời gian thực

Thay vì kiểm kê thủ công định kỳ tốn thời gian, phần mềm WMS cập nhập số liệu theo thời gian thực. Doanh nghiệp SME có thể theo dõi chính xác lượng tồn kho, vị trí sản phẩm và trạng thái hàng hóa ngay trên hệ thống mọi lúc, mọi nơi.

3. Tự động hóa quy tắc xuất hàng FIFO FEFO

Phần mềm WMS tự động thiết lập quy tắc xuất hàng FIFO FEFO (nhập trước xuấ trước/hết hạn trước xuất trước). Nhờ đó, việc quản lý tồn kho luôn sát với hạn sử dụng, tránh tình trạng hàng hóa bị tồn đọng và hư hỏng trong góc kho.

4. Phân quyền và truy vết lịch sử thao tác

Mọi thao tác xuất nhập đều được phần mềm WMS lưu lại lịch sử chi tiết (ai thực hiện, vào thời gian nào, quét mã nào). Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy vết sự cố, chống thất thoát do gian lận nội bộ và nâng cao trách nhiệm của nhân sự.

So Sánh Quản Lý Kho Thủ Công Và Sử Dụng Phần Mềm WMS

Sự khác biệt giữa phương thức quản lý truyền thống và công nghệ được thể hiện rõ qua các khía cạnh vận hành thực tế:

• Độ chính xác dữ liệu: Phương pháp quản lý kho thủ công bằng sổ sách hay Excel rất dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu, dẫn đến chênh lệch tồn kho. Trong khi đó, việc ứng dụng phần mềm WMS giúp kiểm soát bằng mã vạch và máy quét tự động, đảm bảo độ chính xác gần như tuyệt đối.

• Tốc độ cập nhập tồn kho: Sổ sách truyền thống luôn có độ trễ lớn do phụ thuộc vào thời gian tổng hợp file từ nhân sự. Ngược lại, phần mềm WMS cập nhập biến động dữ liệu theo thời gian thực (24/7), giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa ngay tức thì.

• Khả năng chống thất thoát: Quản lý thủ công tiềm ẩn rủi ro thất thoát cao do khó quy trách nhiệm hay kiểm soát gian lận. Với phần mềm WMS, mọi lịch sử thao tác đều được ghi vết chi tiết, tạo ra cơ chế chống thất thoát minh bạch và hiệu quả.

• Hiệu quả chi phí và nguồn lực: Vận hành thủ công đòi hỏi tốn nhiều nhân sự quản lý kho để kiểm đếm và tìm kiếm hàng. Khi sử dụng phần mềm WMS, quy trình nhập hàng được tối ưu lộ trình, giúp tiết kiệm chi phí và xử lý đơn hàng nhanh gấp 2 đến 3 lần.

Tối Ưu Chi Phí Sử Dụng Phần Mềm WMS Nhờ Kho Chia Sẻ iGAP

Đầu tư hệ thống phần mềm WMS riêng lẻ cùng hạ tầng máy quét đòi hỏi ngân sách rất lớn, vượt quá khả năng tài chính của nhiều SME.

Giải pháp kho chia sẻ iGAP mang đến lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp:

• Tích hợp sản phẩm mềm WMS: Khách hàng thuê kho được cấp tài khoản sử dụng phần mềm WMS hoàn toàn miễn phí để theo dõi quản lý tồn kho trực tuyến.

• Kiểm soát theo thời gian thực: Doanh nghiệp chủ động nắm bắt biến động tồn kho, đảm bảo tiêu chuẩn chống thất thoát mà không cần tốn chi phí đầu tư công nghệ.

• Vận hành chuẩn hóa: Đội ngũ kho chia sẻ iGAP thực hiện chuẩn xác các lệnh quản lý kho trên hệ thống, giúp hàng hóa luôn an toàn.

👉 Tham khảo bài viết chi tiết: An Toàn Kho: Tiêu Chuẩn Kho Lưu Trữ Hàng Hóa An Toàn để hiểu rõ hơn về các tiêu chí hạ tầng và quy trình giúp bảo vệ tài sản toàn diện khi lưu kho.

• 📍 Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Gia Thy, 158–158A Đào Duy Anh, Phường Đức Nhuận, TP.HCM

• 📞 Liên hệ: 0866 936 006

• 📧 Email: sales@igap.vn

• 🌐 Website: https://igap.vn/

• 💎 Fanpage: https://www.facebook.com/IGAPLogistics

• 💎 Zalo OA: https://zalo.me/igaplogistic

• 💎 Linkedin: https://www.linkedin.com/company/igapvn/about/